El año entró a su último mes. Para mí este mes es un momento de reflexión, de evaluacion, y de proyección. Cuando me propongo hacer esta labor, recuerdo al filosofo José Ortega y Gasset, quien hace más de un siglo dijo: “Yo soy yo y mi circunstancias. Si no las salvo a ellas, no me salvo yo.» La primera parte hace referencia a quien soy, a que hago y a donde estoy espacial y temporalmente, mientras que la segunda, me recuerda que a pesar de las condiciones externas, yo soy producto de mis decisiones, de mis buenas o malas decisiones.
Mi trabajo está orientado principalmente a la presentación de informacion financiera de caracter general oportuna y de calidad. En este sentido, trabajo con personal nuestro y de nuestros clientes, en Ecuador de 2018. Esto es lo que poco puedo cambiar en el corto plazo.
Lo que sí puedo decidir es a quienes servir y como servirlos. Entonces, trato de ponerme en los zapatos de los clientes y me pregunto en qué quienes estamos en la función de preparar información financiera podemos colaborar con las empresas a las que servimos. Al no estar en la operación, no podemos generar ingresos, pero por nuestra especialidad sí podemos advertir sobre potenciales riesgos que podrían significar gastos y/o pérdidas y disminuir los gastos excesivos. En los aspectos que podemos apoyar en este propósito son:i) adoptar las Normas de Informacion Financiera ternacional aplicable a la empresa oportuna y adecuadamente, y presentar a la administarción los estados financieros ; ii) aplicar correctamente las normas tributarias e indicar con suficiente anticipación a la administración cuando hay que satisfacerlas; iii) asistir en la elaboración del presupuesto anual y proporcionar comparaciones; y iv) revisar los procesos de la empresa, evaluar el control interno y advertir a la administracion de la compañía acerca de los riesgos.
Sobre los tres primeros objetivos, ya he escrito anteriormente. Por ello, deseo enfocarme, en esta ocasión, en el cuarto objetivo, es decir, en la evaluacion y fortalecimiento del control interno.
Debemos tener claro que el control interno está diseñado primordialmente para dotar de herramientas a la administracion de la empresa que le permitan salvaguardar de los activos de la empresa. Considerando que la contabilidad es una herramienta para prevenir errores y fraudes, porque permite segregar funciones incompatibles, y detectarlos rapidamente, en caso de darse, por la revisión posterior. Para esto, se han establecido como objetivos del control interno relacionados con el registros contables a: totalidad, exactitud, actualización, mantenimiento y autorización.
La segregación de funciones determina que ninguna persona sea capaz de manejar todas las fases de una transacción, es decir, ninguna persona puede aprobar, autorizar, ejecutar, registrar y conciliar una transacción. Este mecanismo debe protejan al personal frente a tentaciones y a la organización en afectaciones al patrimonio de los accionistas.
Si nos proponemos revisar el control interno en nuestra empresa, sugiero abordar los siguientes aspectos:
Contabilidad, para garantizar que solamente las transacciones válidas sean registradas y los estados financieros presenten fielmente la situación de la empresa y se puedan tomar decisiones orientadas a la continuidad del negocio.
Sistemas de información, que permitan eficiencia en las operaciones para evitar que se cometan errores y permitir que las tareas relacionads con el registro y mantenimiento de la data garanticen la operación continua y la supervisión necesaria.
Tesorería, para velar que todos los ingresos de la compañía se recauden y registren, que solamente desembolsos relacionados con la compañía sean realizados, y que existan los mecanismos de protección para que los saldos de efectivo (caja, bancos e inversiones temporales) no puedan ser sustraídos fraudulentamente.
Ciclo de ingresos, que precautele que las ventas sean realizadas en los términos definidos por la administración, que los créditos, si se dan, no superen los montos autorizados y se haga el seguimiento adecuado que permita su cobro y depósito íntegro en las cuentas de la compañía.
Ciclo de compras, que cuide que sólo los inventarios y servicios de proveedores autorizados sean realizados en los mejores términos de calidad, precio y plazo para la compañía y que su custodia y control permita que no haya robos, que no se deteriore y se tomen medidas oportunas para los productos obsoletos, de baja rotación y dañados.
Propiedad, Planta y equipo, que antes de cada adquisición se evalúe su retorno económico y con el tiempo se revise si éste está cumpliendo con las expectativas o se han generado deteriores que requieran de decisiones por parte de la gerencia. Además se debe velar porque no sean mal utilizados, que no sean sustraídos y que se cuente con seguros adecuados para los riesgos a los que están expuestos.
Personal, aunque lo mencionó al final de esta lista no exhaustiva, es posiblemente uno de los primeros aspectos a revisar, para garantizar que la selección, incorporación, pago de nómina y desvinculación, sean realizados con el propósito de contar con recurso humano calificado, comprometido y que esté alineado con la misión y visión de los accionistas y administradores.
Así llega el momento de evaluarme de cómo he atendido i) la generación de información, ii) el pago de impuestos, iii) el presupuesto y su control, y iv) el control interno. En función al resultado, puedo entender donde me encuentro hoy; y frente a los correctivos que nos propongamos hacer para el próximo año, podremos hacer los cambios que nos permitan cambiar nuestras circunstancias, porque estaremos generando valor -a través del control de riesgos- para nuestras empresas.