Uno de los temas empresariales más importantes es el diseño de la organización, porque debe, aun cuando se soporte en la teoría administrativa considerar las especificidades de cada compañía, el momento particular que ésta afronta y la gente con que cuenta.
Nuestra impresión es que la mayoría de los dueños y administradores de las compañías consideran este tema como muy importante, pero vemos que los temas urgentes (comerciales, de producción, de recursos humanos y financieros) absorben su atención y postergan su análisis, estudio y ajuste y, cuando finalmente se encuentra el tiempo, no se sabe por dónde empezar.
Creemos, por lo tanto, que entender el rol de cada actor en la organización y su interacción con los otros actores es vital para afrontar esta tarea de una manera efectiva.
Los accionistas o socios como aportantes del capital esperan que su compañía perdure en el tiempo y que les brinde un rendimiento superior a su costo de oportunidad. En base a la ley societaria, ellos pueden participar en temas de la compañía a través de su participación en las juntas generales que se convocan con la suficiente anticipación y formalidad. En la Junta General ordinaria, los accionistas conocen los resultados de la gestión anual, deliberan al respecto y resuelven. Para esto deben apoyarse en los auditores externos y comisarios, elegidos por ellos. Los primeros deben manifestarse sobre la razonabilidad de las cifras que les presentan los administradores y los segundos, respecto al cumplimiento de los estatutos.
El directorio debe existir cuando los accionistas no están en el día a día de la operación y consideran que a través de este cuerpo colegiado pueden dirigir, supervisar y aconsejar al administrador. Usualmente éste está conformado por representantes de los accionistas y por profesionales independientes expertos en temas relevantes para la compañía. Una de las tareas del directorio es aprobar el presupuesto anual y hacerle seguimiento. Este rol lo asume en su afán de que los accionistas obtengan la rentabilidad que esperan, en el convencimiento de que la probabilidad de alcanzar una meta aumenta si ésta se establece y se hace el oportuno seguimiento y apropiado acompañamiento.
Para cumplir con su rol, el directorio constituye comités como el de nominaciones y retribuciones, y el de auditoría. El primero busca evaluar a los principales ejecutivos y atender rápida y adecuadamente los reemplazos que se requieran. El segundo, apoyado por auditoría interna, vela por el respeto de las políticas de la compañía y que las cifras que reciben los directores sean confiables, de tal manera que se pueda evaluar el cumplimiento del presupuesto y la salud financiera de la compañía y el cumplimiento del presupuesto.
La gerencia general, representa la función ejecutiva. Como su nombre lo indica debe ejecutar los planes aprobados por los directores. La gerencia general debe establecer cuántos comités ejecutivos crea necesarios para coordinar las acciones de los gerentes que la apoyan.
Actualmente, vemos que en algunas compañías también cuentan con un contralor cuya función principal es revisar que las transacciones que pueden significar desembolsos se realicen de acuerdo con las políticas y presupuestos aprobados. En este sentido, actúa cuidando las espaldas de la gerencia general.
En una empresa con organización como la indicada las funciones de auditoría y la función de contraloría son complementarias, porque unas hacen revisiones del pasado para comprobar que los empleados y administradores actuaron en apego a las políticas internas y leyes, y la otra se enfoca en el presente para velar porque se cuiden y se optimice el uso de los recursos. No obstante, todas estas funciones de revisión y control actúan como guardianes del orden. Su existencia debe ser visto y entendido como un factor disuasivo (preventivo) y su acción debe identificar (detectar) cualquier desviación y comunicarla a la administración, para que ésta evalúe el correctivo de los procesos para que no se vuelvan a producir errores y sanción ejemplificadora para quienes cometieron fraudes .
Como se aprecia cada función establecida en el organigrama cumple un rol que debe ser entendido por el actor al que le corresponde ejercerlo. Éste debe exigir a sus subalternos cumplimientos diligentes y rendir cuenta por su desempeño a los niveles jerárquicos superiores, entendiendo que con un sano sistema de pesos y contrapesos se generará la tensión necesaria para garantizar que todos en la empresa estén atentos y dispuestos a dar lo mejor de sí, en beneficio de la empresa y todos sus stakeholders.