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Consulta tributaria: Abril 2012 1Q: Facturas por Reembolso de Gastos

Una agencia de publicidad está ejecutando un proyecto para un cliente que trata del lanzamiento de un producto fuera de Ecuador. Quisiera saber, ya que se va a subcontratar un organizador de eventos para estos fines, si se debería requerir de una factura de gastos reembolsables para sustentar todos estos desembolsos que se efectuarán en el extranjero y que al final terminaría pagando nuestro cliente.

Si es posible sustentar todos estos desembolsos con una factura de gastos reembolsables, ¿cuáles serían los requisitos que debemos cuidar que se cumplan para la emisión de dicho documento?

Base Legal:

Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno     Art. 30

Comentario Informativo:

Efectivamente, se requiere de una factura de reembolso de gastos en el exterior, para lo cual se deben cumplir los requisitos de la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento. Textualmente el Art. 30 menciona:

“Son deducibles los pagos efectuados al exterior que estén directamente relacionados con la actividad en el Ecuador y se destinen a la obtención de rentas gravadas. Los pagos efectuados al exterior son deducibles siempre que se haya efectuado la correspondiente retención en la fuente del IR. Si el sujeto pasivo omitiere la

retención, será responsable del pago del impuesto, caso en el cual el valor de la retención deberá ser considerado como gasto no deducible en la conciliación tributaria de su declaración de IR para el ejercicio fiscal correspondiente.

I) Reembolsos.- Son deducibles como gastos los valores que el sujeto pasivo reembolse al exterior por concepto de gastos incurridos en el exterior, directamente relacionados con la actividad desarrollada en el Ecuador por el sujeto pasivo que los reembolse, siempre que se haya efectuado la retención en la fuente del Impuesto a la Renta.

a) Los gastos rembolsados se originan en una decisión de la empresa mandante, quien por alguna causa no pudo efectuar el gasto en forma directa, o porque en su defecto le resultaba económicamente conveniente acudir a un tercero para que actúe en su nombre;

b) Los importes de los reembolsos de gastos corresponden a valores previamente establecidos; y,

c) Existan documentos de soporte que avalen la compra del bien o la prestación de servicios que son objeto del reembolso.”

La retención que debe efectuarse, por ser un pago al exterior, debe ser del 23%. Recuerde que no es lo mismo asumir la Retención en la Fuente que facturar por sistema de Ingreso Neto (sistema en el cual el valor de la factura menos el valor de la retención da igual al valor exacto que desea recibir el beneficiario). Si asume la retención, tanto el valor de la factura como el valor de la retención asumida se vuelven no deducibles, mientras que con el sistema de Ingreso Neto, aunque se factura de más por efecto de la retención, el valor de la factura es completamente deducible y la retención no causa un gasto no deducible.

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